مشاريع كثيرة بدأت وتوقفت! حماس في البداية وعمل سريع من غير تخطيط، ثم برود وتجاهل للموضوع، ثم يموت المشروع قبل أن يرى النور! أردنا منتدى عربي منافس للـ VB، تجمعنا في مشروع كبير وخرجنا منه بخفي حنين، وبرنامج ثان وثالث، وربما سنستمر في هذه الإخفاقات ما لم نصحح أوضعنا، وكشخص لديه دراية جيدة في أمور الإدارة، أرى أن بعض مشاكلنا التي أعاقت إتمام هذه المشاريع، هي في المقام الأول مشاكل إدارية، وأهم هذه المشاكل كما أرى:
أما الحلول فهي سهلة وبسيطة وتحتاج فقط لتطبيق عملي، بالنسبة للمشكلة الأولى، يجب فقط أن يتم اختيار رئيس لأي مشروع، يكون له الحق الكامل في اتخاذ أي قرار، طبعاً بعد مناقشة جميع الآراء، وعليه فلا اعتراض أبداً على أي قرار يتخذه بعد المشاورات حتى ولو كان البعض يعتبر اتخاذ هذا القرار أو ذاك خطأ يجب علاجه، إلا أن يكون القرار خطأ واضح بين، ولا أعتقد أن أي شخص سيتخذ قراراً يتضح خطأه، وبحجم صلاحيات الرئيس تكون المسؤوليات أيضاً، فهو المسؤول الأول عن أي إخفاق، وهو الأساس لأي نجاح.
- عدم وجود رئيس أو قائد يتخذ القرار الحازم عندما تختلف الآراء.
- عدم وجود خطة متكاملة وأهداف واضحة وبالتالي لا يوجد توزيع جيد للمهام وينتج عن هذا تداخل في المهمات والمسؤوليات.
- قلة التواصل والتفاهم، وهذه نتيجة طبيعية، لأننا نستخدم وسائل غير عملية في التواصل.
ولرئيس المشروع ثلاث مهمات أساسية، التخطيط، متابعة التنفيذ واتخاذ القرارات،أما التخطيط، فهو باختصار وضع أهداف رئيسية للمشروع، ونصيحة مجرب في مجال التخطيط، من الأفضل أن لا تزيد هذه الأهداف عن خمس، ويفضل ثلاثة أهداف فقط، حتى يكون التركيز أكبر وبالتالي العمل أدق وأكثر إتقاناً، وبعد وضع الأهداف الرئيسية تأتي مرحلة تحديد المراحل التطبيقية والتي من خلالها ستنجز الأهداف، وفي المراحل التطبيقية يجب أن تكون المهمات واضحة ودقيقة، فمثلاً، لا يكفي أن نكتب "إنجاز ملفات التعليمات أو المساعدة" بل يجب أن نحدد المدة التي نريد فيها إنجاز هذه الملفات والطريقة التي ستنجز فيها هذه الملفات ومن المسؤول عن إنجازها، فنكتب ما يلي: إنجاز ملفات التعليمات خلال عشرة أيام تبدأ من تاريخ 5/5/2002م، المسؤول عن هذه المهمة: فلان الفلاني!
هكذا تكون المهمة واضحة جداً، ونأتي هنا للمهمة الثانية للرئيس وهي متابعة التنفيذ، يقوم "فلان الفلاني" المذكور أعلاه فيسأل ويستفسر قبل أن يأتي موعد العمل، ليكون صورة عما يجب أن تكون عليه ملفات التعليمات، وعند حلول موعد بدء العمل، عليه أن ينجز العمل خلال المدة المحددة، وبعد ذلك، يراجع الرئيس العمل المنجز ويبدي ملاحظاته حولها، وربما يشترك الأعضاء في هذا إن أراد الرئيس.
وعلى الرئيس أن يتابع أعضاء فريق المشروع، ويرى مدى تقدم كل واحد منهم، وطبعاً بعض الأعضاء يريدون متابعة مباشرة وتعليمات محددة، وبعضهم لا يريد أية تعليمات فهو يعرف كيف يتصرف وقد يتضايق إن وجد من يتابعه في كل خطوة، فلذلك على الرئيس أن يعرف النفسيات ويتعامل مع كل فرد بالأسلوب المناسب له.
أما اتخاذ القرار فهو المهمة الرئيسية لأي مدير أو رئيس، وكما يقولون في كتب الإدارة "ندفع للمدراء الكثير من المال لكي يتخذوا القرارات فقط!" واتخاذ القرارات فن لا يتقنه المدراء والوزراء والمسؤولين إلا ما ندر، فكيف بغيرهم؟ باختصار! عندما يأتي موقف يحتم على المدير اختيار أمر ما من بين عدة أمور، فعليه أولاً أن يرى إيجابيات وسلبيات كل اختيار ويجمع المعلومات اللازمة لكي يتخذ القرار بكل سهولة، وربما يستطيع التوفيق بين اختيارين ليخرج باختيار ثالث إيجابيته أكثر، وربما عليه يستخرج إبداعات أعضاء المشروع لعله يخرج بفكرة مبتكرة تغنيه عن اتخاذ الحلول التقليدية.
ولكن هذا كله قد لا يفيد أبداً، خصوصاً عندما يأتي ضيق الوقت ليكون عاملاً محفزاً لاتخاذ القرار في أسرع وقت، لذلك على الرئيس أن يتخذ القرار حتى وإن كان غير واثق تماماً من سلامة هذا القرار، لأن عدم اتخاذ أي قرار يعني الوقوف والوقوف يعني التأخر.
هذه باختصار مهمات الرئيس
ولو أردت أن أكتب أكثر من ذلك لفعلت، لكن أكتفي بهذه الأساسيات.
