استخدم ادوات التنظيم من المخططات و المفكرات، اكتبها و نظمها بالطريقة التي تحب
نشير فقط الى أهمية ان تكون سهلة التنقل معك، فبذلك تستطيع مراجعة تقدمك في انجاز اعمالك، و هي تفيد جدا في الاعتذار للزملاء و الرؤساء خاصة، فعندما يريد أحدهم منك عملا ليس من اختصاص وظيفتك، و لا تجد
الوقت الذي يسمح لاتمامه اضافة لأعمالك، كل ما عليك ان تقول (سالقي نظرة على ما تبقى لي من اعمال فان كان في استطاعي عمل ذلك سأفعل) عندئذ اذا رفضت سيكون رفضك مقبولا و في وقت أقل.
التخطيط للعمل وفقا لدورة النشاط:
لكل منا دورة نشاط خاصة به، فمن المفيد جدا ان توفق بين دورة نشاطك و بين الاعمال التي تقوم بها فتجعل الاعمال التى تحتاج الى اعلى قدر من الطاقة اثناء فترة النشاط، و تجعل الاعمال التي تقل في الاهمية و الروتينية
مع الفترات التي يكون نشاطك فيه اقل، يمكنك الاستعانة برسم الاتى لرسم دورة النشاط الخاصة بك، و تقوم بتوزيع الانشطة و المهام الوظيفية وفقا للمستوى المطلوب من النشاط الذهني و الجسدي.
نريد التأكيد على أهمية الحرص على فترات النشاط الأعلى وتخصيصها للمهام ذات الأولوية الأولي و الحرص عليها من مضيعات الوقت، و السؤال هنا ربما تطرأ بعض الأعمال الهامة في أوقات النشاط المنخفض فما هو الحل؟
ربما يقترح البعض تأجيله الى حين استرجاع النشاط المطلوب
ولكن هذا يقع تحت اسم التأجيل، و القاعدة تقول ان التأجيل عدو الأعمال لأنه يؤدي الى تراكم الاعمال و ينتهي المطاف الى الارهاق والتعب فما هو الحل؟ الحل أن لكل حالة نفسية أو ذهنية ظروف معينة تولدها و تؤدي اليها،
فلكي تنقل نفسك الى حالة أكثر نشاطا عليك ان تدرس الظروف التي توفرها لنفسك في حالة النشاط الأعلى فمثلا شرب فنجان من القهوة أو العصير، أو أخذ قسط من الراحة يحسن من الحالة الذهنية كل ما عليك أن توجد
مثل هذه الظروف لترفع من نشاطك.
السرعة للاستفادة من فترات النشاط الأعلي قدر الامكان:
يجب ان نكون اسرع في تأدية المهام ذات الاولوية الأعلي، و المقصود بالسرعة هنا السرعة الناتجة من التمكن من العمل، و ذلك نتيجة المهارة و التمرس من العمل، و ليست السرعة الناتجة من الاستعجال، فاذا لم تكن
السرعة ناتجة عن المهارة و التدريب و الخبرة كانت استعجالا و تهورا و مضيعة للوقت، لان عدم اتمام الاعمال على الطريقة الصحيحة يتطلب اعادتها ثانية وهذا يضيع الوقت.
و الان فلنقم بهذا التمرين:
ارسم دورة نشاطك و سجل الظروف التي ترفع من مستوى نشاطك و سجل المهام التي يتعين عليك الاهتمام بها اثناء كل فترة.
• الأعمال التي يجب علي الاهتمام بها أثناء ذروة النشاط
• ………………………………..
• ……………………………..
• …………………………….إعداد قائمة بالأعمـــال اليوميـــة:
• الظروف و العوامل التى ترفع من نشاطى الذهني و العقلي والجسدي:
• ………………………………………………………….
• ………………………………………………………..
• …………………………………………………….
ذكرنا سابقا أن هناك 5 جوانب تحدد ما نقوم به فى يومنا لكن نحقق التوازن و النشاط الهادف لتحقيق النجاح الشخصي (يمكنك مراجعة ذلك):
1. اعمال تؤدى لتحقيق اهداف طويلة الأمد
2. اعمال تؤدى لتحقيق اهداف قصيرة الأمد
3. اعمال تؤدى لتحقيق اهداف طارئة ملحة
4. اعمال روتينية ضرورية
5. أوقات الراحة والاسترخاء و ممارسة الأنشطة الحياتية الأخرى.
من الضروري اعداد قائمة الأعمال اليومية، حتي يكون حركتنا في العمل هادفة، و هنا نود التذكير بان النجاح المهني يرتكز علي أمرين هما الكفاءة و الفاعلية، و الفرق ان الكفاءة تعني القيام بالمهام بطريقة صحيحة _ لاحظ
اننا لم نحدد ما هي طبيعة الاعمال _ اما الفاعلية فهي تعني القيام بالأعمال الصحيحة و العمل الصحيح هو العمل الذي يؤدي و يوصل الى الأهداف الفعلية.
فلو لاحظت اننا كثيرا ما نقوم بأعمال كثيرة جدا لا تخدم اهدافنا، ربما بحكم العادة أو لأنها تفرض علينا أو نتكاسل عن الأمور الهامة بأعمال أقل أهمية، لذا من الضروري ان نقوم باعداد قائمة الأعمال حتى نتحقق من الفاعلية
والكفاءة.
* رتب قائمتك اليومية في نهاية يوم العمل
* اكتب كل نشاطاتك في القائمة.
* قسم مهامك حسب الأولوية (مصفوفة الأولويات).
* اجمع النشاطات المتشابهة التي يمكن ادائها معا مثل القيام بالتليفونات و مراجعة البريد الالكتروني و التوقيع على الاوراق و تنظيم المكتب كل تلك الانشطة يمكن القيام بها معا اثناء فترة النشاط المنخفض كذلك يمكن
الاجتماع مع الزملاء بدلا من الانفراد
* استعرض دورة نشاطك و وفق بين المهام المختلفة وبين دورة نشاطك حتى تتناغم معها
* خصص لكل مهمة وقتا محددا لإنجازها
* راجع مهامك اليومية (تخلص من غير الضروري و فوض بعضها).
*لا تجدول كل دقيقة في وقتك .. و اترك وقتا للطوارئ
اثناء اليوم قم بمراجعة القائمة و مدى تقدمك و انجازك كذلك قم بمراجعة الاولويات فهي تتغير من وقت لاخر.
رد مع اقتباس
المشاركة الأصلية كتبت بواسطة trialless 
