Inbox Zero تجربة مستخدم

ان كنت تستيقظ على عدد كبير من الرسائل وتنام ليلا على نفس العدد أو أكثر، ان كنت تشكو من تراكم الرسائل في البريد، بحيث تشعرك بالفوضى وتقوم بإخفاء الرسائل من الوارد Inbox الى الأرشيف كنوع من الهروب، ثم عندما ترجع إليها لا تعرف من منها يحتاج للرد والمتابعة، ومن منها غير مهم ويمكنك حذفه، فإليك تجربة شخص عانى من نفس الأمر ويفهم الضغط الذي يسببه البريد وكذلك الشعور بالارتياح الذي يسببه خلوه من أي رسالة.

• بداية قمت بتغيير Theme الخاص بالبريد إلى تصميم خفيف ومريح للعين فقد سمئت من التصميم الأصلي، كذلك أخذت نسخة من قائمة Contacts
• أنشأت 4 تصنيفات أو Labels وهي ميزة يوفرها بريد Gmail
• رجعت الى الرسائل تصاعديا حسب الأقدم Order by date ASC وتصفحتها واحدة تلو الاخرى
• الرسالة التي تحتوي على مهمة لا تأخذ الكثير من الوقت أكتب ردا وأحذفها
• الرسالة التي تتطلب ردا طويلا وبتركيز أنقلها الى تنصيف اسميته respond، الرسائل التي أنتظر ردا او متابعة لها من شخص آخر أضعها في تنصيف waiting
• الرسالة التي تحتوي على عمل او تفاصيل مشروع وما شابه أضعها في تصنيف project
• اما الرسائل التي تحتوي على عمل كحل مشكلة موقع، او كتابة ترقيع لكود CSS، مثل هذه المهام tasks الصغيرة غاليا اضعها في تصنيف Doit
• باقي الرسائل (كاشتراكات المواقع والرسائل البريدية ورسائل الاصدقاء عن المواضيع العامة، أو تبليغات تويتر … وكل هذا النوع من الرسائل التي لا استفيد من بقائها، تحذف فورا)

العملية شاقة ومجهدة في البداية، خاصة لمن لديه أزيد من 3000 رسالة ولا يقوم بالحذف دوريا، بعد الانتهاء تبقى لدي عدد قليل من الرسائل موزعة على 4 تصانيف

رجعت إلى هذه الرسائل المتبقية كي أرى ما الذي يمكنني التخلص منه سواء بحذفه أو القيام به أو الرد عليه، وان كانت هناك معلومات أو تفاصيل مهمة أنقلها في ملف txt الى الواجهة المكتبة ل Dropbox بسرعة لا تتجاوز عدة ثواني، وهناك من البيانات التي ألجأ إلى طبعها ثم حذف الرسالة بعد ذلك.

هكذا نجحت أخيرا ولأول مرة في جعل بريدي فارغا تماما (0 MB)، صورة: http://twitpic.com/tn3uc

لكن سرعان ما بدأت الرسائل في التجمع، ومع ذلك فبريدي حاليا لا يحتوي سوى على 34 رسالة موزعة على تصانيف labels ويمكنني مراجعتها والوصول اليها بدقة، ومعرفة ما علي القيام به حيالها
أشير أيضا إلى أنني أقوم بحذف أي رسالة أرسلها وفي الغالب وإن كان الطرف الثاني مهتما فسيرد عليك، وحتى ان لم يرد فقد قمت بواجبك ولست مضطرا لانتظار رد او تأكيد على وصول رسالتك

ويمكنك بعد إرسال رسائل مهمة أن تنقلها إلى Waiting مثلا، وتراجعها من حين لاخر ربما كي تكتب ردا جديدا تذكر المرسل إليه برسالتك المهمة.

ينصح بتصفح البريد من 2 الى 3 مرات في اليوم حسب أهمية البريد الوارد بالنسبة إليك، يمكنك أيضا فصل الرسائل الشخصية ورسائل الاصدقاء عن رسائل العمل بفتح حساب جديد تخصصه فقط لاصدقائك وعائلتك، هكذا لا تضطر للاطلاع على البريد كل دقيقة

أخيرا لا تنس ان كل رسالة في بريدك تأخذ حيزا من المساحة في ذهك، والتخلص منها يعني مزيدا من التركيز والانتاجية في أعمالك الأخرى، وإليك بعض الروابط المفيدة:

• Inbox Zero
• 30seconds to an empty email Inbox
• Five simple rules for keeping an empty inbox

لا يسمح بنقل هذا المحتوى من سوالف دون الاشارة برابط مباشر